1. Valg af referent

Morten Hannibalsen blev valgt som referent

2. Status på underskrifter

Tina samler de underskrevne sedler og ajourfører dem så bestyrelsen ved hvor mange underskrifter vi har og mangler. Tina får scannet de indsamlede sedler ind.
Bestyrelsen er enige om at få indsendt de underskrevne sedler ind inden tidsfristen 18. januar 2025 selvom at kommunen har givet os til udgangen af januar.
Bestyrelsen vil besøge dem som ikke har underskrevet. Torben og Martin går en runde på vegne af bestyrelsen.
Bestyrelsen er enige om at folk ikke kan være medlemmer uden tinglysning, og derfor vil folk som har betalt, men ikke underskrevet, få pengene ført tilbage.

3. Tinglysning

Bestyrelsen har gennemgået dokumentet omhandlende tinglysning og får indsamlet de nødvendige dokumenter. Tina får sendt tingene ind til kommunen som angivet.

4. Status på opkrævning af kontingent

27 ud af 246 mangler at betale. 5 har underskrevet, men mangler at betale. Bestyrelsen vil få sendt en rykker ud i løbet af året til dem som mangler at betale.

5. Status på overdragelse af hjemmeside til foreningen

Hjemmesiden er overdraget til foreningen. Næste betaling bliver sendt til foreningen og skal betales via netbank. Hjemmesiden og domænet udløber i september 2025 og skal fornys inden da.

6. Dato for generalforsamling

Ifølge vedtægterne skal generalforsamlingen afholdes i april eller maj.

Bestyrelsen vedtager at afholde generalforsamlingen enten 14. eller 15. maj klokken 19. Torben undersøger om generalforsamlingen kan afholdes i Pyramidesalen.

Tranbjerg Tidende skal have tilsendt indkaldelsen inden 13. februar.
Martin får sendt indkaldelsen til Tranbjerg Tidende.

Morten får sendt indkaldelse til generalforsamling på mail til de medlemmer bestyrelsen har mail på.

7. Snerydning/saltning/asfalt

Marius har målt Kirkevængets vejareal til cirka 18.000 kvm. Torben har indhentet priser på asfaltslidlag fra Arkil som koster 150 kr/kvm eks. moms.
Det koster 5000 til 7500 kr. eks moms pr hul for reparation af huller i vejen ifølge Arkil.
Bestyrelsen vedtager kun at få snerydning uden separat saltning ved Tolstrup for at spare på pengene. Martin ringer til kommunen for at få afklaret om vejlavet er ansvarlig for også at få separat saltning af vejen.

8. De sidste mail og telefonnumre som mangler

Martin har gennemgået de mailadresser med fejl og opdateret dem.
Bestyrelsen vedtager at få oprettet medlemmerne med navn, mail, og telefonnummer i Unioo for at kunne udsende kontingentopkrævninger automatisk samt at lette bogføring og udsendelse af rykkere

9. Næste møde

Næste bestyrelsesmøde bliver 5. februar 2025 klokken 19 i K10

10. Eventuelt

Tina har på vegne af vejlavet modtaget en regning på bestyrelsesansvarsforsikring som er godkendt af formand Torben og sat til betaling.
Thomas stiller forslag om at bestyrelsen bruger Unioo til at dele dokumenter omkring vores arbejde og bestyrelsen har godkendt dette.
Tina oplyser at der findes en servitut som pålægger kommunen at vedligeholde vejen. Martin spørger kommunen hvad der sker med denne servitut nu vi har oprettet et vejlav.